Paket Umroh Perusahaan untuk Program Reward dan Gathering

Memberikan umroh sebagai penghargaan perusahaan bukan hal baru, tetapi mengaturnya sebagai program yang rapi butuh perencanaan. Halaman ini menjelaskan apa saja yang termasuk dalam paket umroh perusahaan, model program yang biasa dipakai, dan hal yang perlu disiapkan sebelum mengajukan ke manajemen.

Paket umroh perusahaan adalah keberangkatan umroh yang diselenggarakan untuk sekelompok peserta dari satu perusahaan, baik sebagai penghargaan atas kinerja, hadiah masa kerja, program loyalitas, maupun kegiatan kebersamaan. Berbeda dari paket perorangan, seluruh peserta berangkat bersama pada tanggal yang disepakati perusahaan.

Karena pesertanya satu kelompok, jadwal, susunan kegiatan, dan pendampingan dapat disesuaikan. Inilah yang membedakannya dari membeli paket reguler satu per satu untuk setiap karyawan.

Peserta	Bentuk Program yang Umum	Yang Perlu Dipertimbangkan
Karyawan berprestasi	Penghargaan tahunan atas pencapaian	Kriteria pemilihan sebaiknya jelas dan diumumkan sejak awal
Karyawan dengan masa kerja tertentu	Hadiah loyalitas, misalnya pada tahun ke-10	Perlu aturan bila penerima mengundurkan diri sebelum berangkat
Orang tua karyawan	Hadiah tidak langsung kepada karyawan	Perlu pendampingan karena penerima umumnya berusia lanjut
Seluruh tim atau divisi	Kegiatan kebersamaan dan penyegaran tim	Jumlah peserta besar sehingga butuh pembagian rombongan
Mitra atau distributor	Apresiasi kerja sama	Perlu kejelasan status penerima di luar struktur perusahaan

Model	Cara Kerja	Paling Cocok Untuk
Penghargaan individu	Beberapa karyawan terpilih berangkat bersama pada satu jadwal	Perusahaan dengan sistem penilaian kinerja yang sudah berjalan
Hadiah untuk orang tua	Karyawan memilih orang tuanya sebagai penerima	Program retensi yang menekankan nilai keluarga
Keberangkatan kolektif	Satu divisi atau seluruh perusahaan berangkat bersama	Perusahaan dengan jumlah karyawan terbatas dan ingin kegiatan bersama

Yang Disiapkan	Oleh	Catatan
Anggaran dan persetujuan manajemen	Bagian keuangan dan HR	Sebaiknya dihitung per kepala, bukan per program
Daftar peserta dan dokumen	HR	Paspor, data identitas, dan buku nikah untuk pasangan
Kriteria dan aturan penerima	HR bersama manajemen	Termasuk aturan bila penerima berhenti bekerja sebelum keberangkatan
Rentang tanggal keberangkatan	HR	Disepakati agar tidak bertabrakan dengan periode sibuk perusahaan
Kebutuhan pendampingan khusus	HR dan penyelenggara	Terutama bila peserta berusia lanjut atau membawa anak

Tidak ada angka baku, karena bergantung pada jumlah karyawan dan anggaran yang tersedia. Yang biasa dipakai sebagai pertimbangan adalah efisiensi biaya operasional: semakin banyak peserta dalam satu kelompok, semakin kecil porsi biaya per orang untuk transportasi dan pendampingan.

Sebagai gambaran, paket yang tampil di halaman paket ibadah umroh mulai dari Rp 27.900.000 per jamaah untuk 9 hari. Untuk program perusahaan, angka akhirnya perlu dihitung ulang sesuai jumlah peserta, pilihan hotel, dan tanggal keberangkatan.

Bila jumlah peserta belum mencapai kelompok yang efisien, ada dua pilihan: menggabungkan penerima dari beberapa periode ke dalam satu keberangkatan, atau memilih paket dengan hotel yang lebih ekonomis.

1. Tentukan tujuan program. Apakah untuk menghargai kinerja, menahan karyawan berpotensi, atau mempererat tim. Tujuannya menentukan model yang dipilih.
2. Tetapkan anggaran per kepala. Angka ini yang membatasi pilihan hotel dan maskapai, bukan sebaliknya.
3. Tentukan kriteria penerima. Kriteria yang jelas mencegah kecemburuan dan pertanyaan setelah program diumumkan.
4. Sepakati rentang tanggal. Hindari periode tutup buku, audit, atau musim sibuk perusahaan.
5. Minta penawaran tertulis. Penawaran tertulis memudahkan perbandingan rincian antar penyelenggara.
6. Sosialisasikan dan kumpulkan dokumen. Beri waktu cukup, karena pengurusan paspor sering menjadi penyebab keterlambatan.

Perbedaan paling terasa bukan pada harga, melainkan pada siapa yang mengatur perjalanan dan siapa yang ikut di dalamnya.

Aspek	Paket Reguler	Paket Umroh Perusahaan
Peserta	Gabungan jamaah dari berbagai daerah	Satu kelompok dari perusahaan yang sama
Jadwal	Sudah ditentukan penyelenggara	Disepakati bersama perusahaan
Administrasi	Dikelola masing-masing jamaah	Dikelola terpusat oleh HR atau panitia
Pendampingan	Muthawif untuk rombongan besar	Dapat disesuaikan dengan kebutuhan kelompok
Penagihan	Per jamaah	Satu tagihan untuk perusahaan
Susunan kegiatan	Mengikuti program umum	Dapat ditambah kegiatan kelompok

Bagi perusahaan, keuntungan administrasi terpusat bukan hal kecil. Satu tagihan, satu daftar peserta, dan satu koordinasi jauh lebih ringan daripada mengurus puluhan jamaah secara terpisah.

Bila penerima program adalah orang tua karyawan atau peserta berusia lanjut, ada beberapa hal yang sebaiknya disampaikan sejak awal kepada penyelenggara.

Hal	Kenapa Penting	Apa yang Bisa Disiapkan
Kondisi kesehatan dan obat rutin	Menentukan ritme perjalanan dan kebutuhan bantuan	Bawa obat dalam tas tangan beserta resep dokter
Kemampuan berjalan jauh	Thawaf dan sa’i menuntut fisik yang cukup	Diskusikan kemungkinan kursi roda dan pendamping
Pendamping keluarga	Peserta lansia umumnya lebih tenang bila didampingi	Pertimbangkan mengikutsertakan satu anggota keluarga
Pilihan hotel	Jarak ke masjid sangat mempengaruhi kelelahan	Utamakan hotel yang lebih dekat meski biayanya lebih tinggi
Waktu ibadah	Peserta lansia butuh jeda lebih sering	Susun kegiatan dengan jeda, bukan jadwal padat

Untuk program yang pesertanya banyak lansia, sebaiknya pertimbangkan umroh privat atau paket dengan ritme lebih lentur, bukan paket yang jadwalnya padat.

Ada beberapa hal yang sering menjadi sumber masalah dalam program umroh perusahaan, dan sebagian besar bisa dicegah sebelum keberangkatan.

• Mengumumkan program tanpa kriteria yang jelas. Peserta yang merasa layak tetapi tidak terpilih akan bertanya. Kriteria yang diumumkan sejak awal mencegah hal ini.
• Tidak mengatur apa yang terjadi bila penerima berhenti bekerja. Ini sebaiknya diatur perusahaan, bukan diserahkan pada penyelenggara.
• Mengumpulkan dokumen terlalu mendekati keberangkatan. Pengurusan paspor baru bisa memakan waktu berminggu-minggu.
• Memilih tanggal yang bertabrakan dengan periode sibuk. Peserta yang tetap harus bekerja tidak akan menikmati perjalanan.
• Menjadikan program sebagai hadiah hiburan, bukan penghargaan. Nilainya akan terasa berbeda bagi penerima.
• Melupakan keluarga penerima. Sebagian besar penerima lebih tersentuh bila orang terdekatnya ikut atau menjadi penerima.

Sebelum memilih penyelenggara, ada baiknya memastikan beberapa hal berikut. Daftar ini bisa dipakai sebagai bahan pertanyaan saat meminta penawaran.

Yang Ditanyakan	Jawaban yang Sebaiknya Anda Dapatkan
Izin penyelenggara	Izin biro perjalanan wisata dan izin penyelenggara umroh haji khusus yang bisa diverifikasi
Rincian biaya	Penawaran tertulis yang memecah komponen, bukan satu angka bulat
Hotel dan jarak	Nama hotel dan perkiraan jarak ke masjid, bukan hanya jumlah bintang
Maskapai dan rute	Nama maskapai serta kemungkinan transit
Pendampingan	Jumlah pembimbing dan rasio terhadap peserta
Kebijakan pembatalan	Ketentuan tertulis bila peserta batal atau jadwal berubah
Penanganan darurat	Kontak yang bisa dihubungi selama perjalanan dan prosedur bila peserta sakit

Penyelenggara yang terbuka pada pertanyaan seperti ini biasanya juga lebih tertib dalam pelaksanaan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah ada jumlah minimal peserta untuk paket umroh perusahaan?

Tidak ada angka yang berlaku umum. Yang mempengaruhi adalah efisiensi biaya: semakin banyak peserta dalam satu kelompok, semakin kecil porsi biaya transportasi dan pendampingan per orang. Sebaiknya sampaikan perkiraan jumlah peserta sejak awal agar susunan paket dapat disesuaikan.

Apakah jadwal keberangkatan bisa ditentukan perusahaan?

Bisa. Karena pesertanya satu kelompok, tanggal keberangkatan disepakati bersama. Yang perlu diperhatikan adalah ketersediaan kursi penerbangan dan kamar hotel pada tanggal tersebut, terutama bila berdekatan dengan musim Ramadhan atau liburan sekolah.

Bisakah paket diberikan kepada orang tua karyawan, bukan karyawannya?

Bisa, dan ini salah satu bentuk yang cukup banyak dipilih. Yang perlu diperhatikan adalah pendampingan, karena penerima umumnya berusia lanjut. Sebaiknya sampaikan kondisi kesehatan penerima sejak awal agar susunan perjalanan dapat disesuaikan.

Bagaimana bila karyawan penerima mengundurkan diri sebelum keberangkatan?

Ini sebaiknya diatur perusahaan sejak awal dalam ketentuan program, bukan diserahkan pada penyelenggara. Yang biasa dilakukan adalah mengganti penerima dengan karyawan lain, atau mengatur pengembalian sesuai ketentuan pembatalan yang berlaku.

Apakah perusahaan bisa meminta penawaran tertulis sebelum memutuskan?

Bisa. Penawaran tertulis membantu membandingkan rincian biaya, hotel, maskapai, dan fasilitas antar penyelenggara tanpa bergantung pada percakapan lisan. Sebaiknya cantumkan perkiraan jumlah peserta dan rentang tanggal agar penawarannya sesuai.

Apakah susunan kegiatan bisa disesuaikan untuk kelompok perusahaan?

Bisa disesuaikan, misalnya penambahan sesi kebersamaan atau ziarah tertentu, selama tidak mengganggu jalannya ibadah. Susunan akhirnya dibicarakan bersama agar tetap seimbang antara ibadah dan kegiatan kelompok.

Bila perusahaan Anda sedang mempertimbangkan program ini, mulailah dari tiga hal: perkiraan jumlah peserta, rentang anggaran per kepala, dan rentang tanggal keberangkatan. Dengan tiga hal itu, tim Arah Umroh dapat menyusun penawaran yang sesuai tanpa perlu berputar-putar.

Lihat juga pembahasan mengenai reward karyawan berupa umroh dan hadiah umroh untuk orang tua, atau hubungi tim melalui halaman kontak.